3. Procesos

Un proceso es una ejecución de una o varias plantillas. Podemos crear tantos procesos como necesitemos.

Una vez hemos ejecutado un proceso , la plataforma empezará a solicitar, a recopilar y a entregar la documentación automáticamemnte.

Para acceder a Procesos debemos acceder a Plataforma / Trackline y hacer click en la opción Procesos situada en la columna de la izquierda.

Veremos la pantalla principal donde se muestran los procesos creados.

3.1. Crear un proceso

• Para crear un proceso debemos hacer click en el botón Nuevo proceso situado en la parte superior derecha de la pantalla.

• Se abrirá una ventana donde seleccionaremos las plantillas que deben ser ejecutadas y el nombre del proceso.
• Una vez hemos finalizado hacemos click en Guardar.

• Al guardar nuestro proceso aparecerá en la lista de procesos creados.

3.2. Ejecutar un proceso

• Para ejecutar un proceso haremos click en el botón Ejecutar tal com se muestra a continuación

• La plataforma nos avisará de que vamos a realizar un registro en Blockchain, una vez hemos aceptado el proceso se ejecutará y veremos que la columna Fases cambia de color a un color anaranjado, esto quiere decir que nuestro proceso ya está en ejecución. Al terminar, estará en azul.

3.3. Procesos en ejecución

Se puede consultar los datos y el estado de los procesos que se encuentran en ejecución. Estos procesos son las fases de las plantillas que ha creado y configurado previamente un usuario. En esta sección, el usuario puede visualizar la documentación ya ha sido recogida y validada, y qué documentación sigue pendiente de recibir o verificar. También puedes ver los participantes y los datos adicionales de cada documento. Además de descargar o previsualizar la documentación en diferentes formatos. Así, puede hacer un seguimiento de la evolución de los procesos y asegurarse de que se cumplen los requisitos y los plazos establecidos.

3.3.1. Datos de un proceso

Campo	Tipo	Descripción
Número	Número	Número único que la plataforma asigna a cada ejecución de una plantilla.
Proceso	Texto	El nombre que utilizamos para identificar a nuestro proceso.
Plantillas	Número	Plantillas que está ejecutando nuestro proceso.
Última actualización	Fecha	Fecha en la cuál se realizó la última acción conocida sobre el proceso.
Fases	Número	Cantidad de fases de nuestro proceso completadas respecto del total.
Documentos	Número	Cantidad de documentos de nuestro proceso entregados respecto del total.
Participantes	Número	Cantidad de participantes que intervienen en el proceso.

3.3.1.1. Ver detalles de un proceso

• Para ver los detalles de un proceso haremos click en el el botón Ver detalles identificado con un icono de color rojo en la columna de Acciones.
• Se desplegarán los datos del proceso en la parte inferior del proceso.

Campo	Tipo	Descripción
Seleccione una fase	Selector desplegable	Listado de fases que intervienen en el proceso.
Documentos	Texto	Tipo de documento.
Datos adicionales	Texto	Listado de datos adicionales que acompañan al documento y que son informados en el momento de su entrega.
Emisor	Participante	Persona de contacto que debe aportar el documento.
Receptor	Participante	Personas de contacto que debne recibir el documento.
Validador	Participante	Persona de contacto que debe verificar la validez del documento.

3.3.1.2. Ver detalles de un documento

• Para ver los detalles de un documento haremos click en la acción Ver más detalles.

• Se abrirá una ventana en la que podemos ver el detalle de nuestro documento.

3.3.2. Acciones de un proceso

Cada proceso tiene una serie de acciones que se pueden realizar accediendo a los botones situados a la derecha de cada registro de un proceso. Estas acciones son las siguientes:

• Ver trazabilidad: Esta acción permite ver el historial de acciones y eventos relacionados con el proceso, como las solicitudes, las entregas, las validaciones, etc.
• Volver a solicitar: Esta acción permite enviar de nuevo la solicitud de un documento al emisor, en caso de que no lo haya recibido o lo haya perdido.
• Descargar documentación: Esta acción permite descargar la documentación recogida y validada del proceso en formato PDF o ZIP.
• Modificar notas: Esta acción permite añadir o editar notas sobre el proceso, como observaciones, comentarios, incidencias, etc.

3.3.2.1 Trazabilidad

La trazabilidad de un proceso es el conjunto de eventos que nos permiten hacer un seguimiento de la evolución del mismo desde que se inicia hasta que se finaliza. Podemos ver qué acciones se han llevado a cabo y quiénes han intervenido en ellas, como las solicitudes, las entregas, las validaciones, los rechazos, etc. Cada evento tiene una fecha, una hora y un identificador único. La trazabilidad se almacena en una red blockchain, lo que garantiza su integridad, seguridad y transparencia. La red blockchain es una base de datos distribuida e inmutable, que no puede ser modificada ni manipulada por nadie. Así, podemos confiar en que los datos son veraces y pueden ser auditados en cualquier momento.

• Para acceder a la trazabilidad haremos click en el botón Ver trazabilidad

• A continuación se abrirá una ventana con las acciones y eventos que han tenido lugar durante el proceso.

3.3.2.2 Solicitar un documento

Es posible solicitar un documento de forma manual. De este modo si deseamos insistir, o adelantarnos a la solicitud automática podemos hacerlo manualmente en la propia plataforma.

• Para solicitar un documento de forma manual haremos click en la acción Solicitar información

• De forma opcional podemos incluir un mensaje al emisor. Una vez lo hemos hecho haremos click en `Confirmar'

3.3.2.2 Modificar nota del proceso

Podemos mantener actualizadas las notas relacionadas con el proceso, como observaciones, comentarios etc...Estas notas son internas y solo podrá verse por los usuarios bajo la organización y con acceso a dicho proceso.

• Haremos click en la acción Modificar notas del proceso

• En la ventana emergente veremos un editor con diferentes funcionalidades, donde podremos formatear las notas como deseemos.
• También podremos ver que las notas que se configuraron en la plantilla aparecen como texto inicial, de este modo este texto aparecerá en los procesos. Esto nos permite tener una parte de las notas fija y una variable que será la propia de cada proceso.