2. Plantillas
Las plantillas son los modelos que te permiten crear y configurar los flujos de documentación que necesites en Trackline. Con las plantillas, puedes definir los pasos, los roles, las reglas y las acciones que se deben seguir en cada proceso.
En Trackline, cada usuario puede crear y personalizar sus propias plantillas desde cero, o utilizar las plantillas predefinidas (por ejemplo, la trabajada con Opagac que cuenta con la solicitud de 5 documentos: cuaderno de pesca, plan de cubas, certificado de descarga, certificado de terceros y nota de venta). También cada usuario editar, duplicar o eliminar las plantillas que hayas creado o utilizado a fin de simplificar la gestión.
Las plantillas ayudan a automatizar y optimizar los procesos de documentación, al garantizar que se cumplan los requisitos y las condiciones que establezcas. Además, permiten reutilizar y adaptar los procesos que hayas diseñado para diferentes situaciones o casuísticas (por ejemplo, transbordo o descarga).
2.1. Crear una plantilla
En el menú accedemos a Plataforma / Trackline / Plantillas. Veremos un asistente que consta de 4 pasos.
2.1.1. Paso 1: Nueva plantilla
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Crear Nueva plantilla | Opción | Nueva plantilla en blanco. |
| Crear nueva plantilla a partir de una existente | Opción | Nueva plantilla clonada de una existente |
| Nombre de la plantilla (Obligatorio) | Texto | Nombre de la plantilla que vamos a diseñar |
| Nota (Opcional) | Texto rico | Texto por defecto que aparecerá en las notas de los procesos que incluyan esta plantilla |
2.1.2. Paso 2: Fases
Las fases son las etapas del proceso de recopilación de documentación digital. Cada fase tiene un objetivo, unos requisitos y unas acciones asociadas. Las fases se pueden configurar según las necesidades de cada caso de uso. Hay empresas que han decidido solicitar toda la documentación en una única etapa y otras que lo dividen en tres etapas (marea, descarga y venta)
Añadir una fase
- Cada usuario puede añadir el nombre de la fase de forma personalizada introduciendo el texto en el campo correspondiente y haciendo click en
Agregar
- En la sección de la derecha irán añadiendo las fases que el usuario crea. Se pueden agregar tantas fases como se desee.
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Descripción de la fase (Obligatorio) | Texto | Nombre de la fase que deseamos agregar a la plantilla. |
| Crear nueva plantilla a partir de una existente | Opción | Se creará una nueva plantilla que será una copia de una existente |
2.1.3. Paso 3: Tipos de documento
En el paso 3 del asistente, el usuario puede configurar los tipos de documento que quieres recoger, así como quién será su receptor y su validador. Por ejemplo, si quiere recoger un cuaderno de pesca pidiendoselo al capitán, debe de seleccionar ese tipo de documento (o crearlo sino existe) y asignarle un emisor (por ejemplo, capitán) y un validador (por ejemplo, una persona de calidad). De esta forma, la plataforma se encargará de automatizar la solicitud y la validación del documento (cuaderno de pesca en este ejemplo) de forma eficiente y segura.
Datos del tipo documento
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Fase (Obligatorio) | Texto | Nombre de la fase que deseamos agregar a la plantilla. |
| Tipo de documento (Obligatorio) | Texto | Tipo de documento a recoger. |
| Datos adicionales (Opcional) | Listado | Información adicional complementaria al documento entregado. |
| Disparador | Opción | El documento al ser entregado permite al usuario pasar a la siguiente fase del proceso. |
| Es requerido | Opción | Esta opción hace que el documento sea o no sea obligatorio para completar el proceso. |
| Texto adicional: | Opción | Hace que la solicitud al emisor del documento llegue con un texto personalizado en la notificación. Se puede utilizar para dar instrucciones o aclaraciones al emisor (por ejemplo, indicar el número de marea y nombre del barco). |
| Requiere validador | Opción | Esta opción hace que el documento deba ser validado antes de ser entregado al receptor. El usuario puede elegir el validador de una lista de opciones. |
Insertar nuevo tipo de documento
Si no existe el tipo de documento que se quiere solicitar, cada usuario puede crearlo bajo su propio nombre “Crear tipo de documento”.Por ejemplo, nota de venta o factura.
- Introduce el nombre del tipo de documento que quieres solicitar, selecciona el idioma y haz click en
Añadir a la lista.
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre del tipo de documento | Texto | Nombre del tipo de documento agregar al sistema. Una vez creado estará disponible para otros procesos |
| Idioma | Selector | El idioma en el que estamos introduciendo el nombre. De este modo podemos tener tantas versiones del mismo tipo de documento como idiomas |
Insertar datos adicionales
Es posible configurar datos adicionales que acompañan al tipo de documento que estás insertando. Estos datos se solicitarán al emisor del documento cuando suba el documento a la plataforma. Por ejemplo, solicitar el número de toneladas por espiece.
- Introduce el nombre del tipo de documento que quieres solicitar, selecciona el idioma y haz click en
Añadir a la lista.
Agregar el tipo de documento creado a la plantilla
- Una vez hemos introducido los datos relativos al tipo de documento que queremos solicitar, hacemos click en
Agregar. - En el panel de la derecha aparecerá el tipo de documento agregado.
Participantes
El siguiente paso es agregar los participantes en este documento. Los participantes son las personas o entidades que intervienen en el proceso de recogida, validación y entrega de documentación. Estos pueden estar en la plataforma o no. Hay tres roles posibles de estos participantes:
- Emisor: Es quien recibe la solicitud por email y envía el documento a través de ese email.
- Validador: Es quien recibe una notiificación de que debe de verificar el documento y notificar si el documento es correcto o rechaza.
- Receptor: Es quien recibe la documentación una vez ha sido validada.
- Para agregar participantes, simplemente se debe de hacer click en la opción
Agregar participante.
- Se abrirá una ventana en la que se debe indicar el Rol
(Emisor/ Receptor / Validador)y los datos de contacto del participante. Se pueden agregar tantos participantes como sean requeridos.
2.1.4. Paso 4: Resumen
El paso 4 del asistente muestra un resumen de la plantilla creada. Aquí permite al usuario revisar los datos y las opciones que ha configurado en los pasos anteriores. Si todo es correcto, puede hacer click en Finalizar para guardar la plantilla y salir del asistente. En caso de querer modificar algo, puede volver a los pasos anteriores usando los botones de navegación.
